会議をうまく運営するためには「ルールを設定する」ことが効果的です。
ちなみに、会議でのルールを「グランドルール」と呼ぶことも有ります。

会議 ルール

参考URL:http://blog.kushii.net/archives/1979259.html

たとえば「いつも特定の1人が話をしすぎる」という問題があるのであれば、「1人が2分以上連続で話さない」などのルールをつくることで、特定の1人が話し続ける状態を防げるようになります。

また「発言がない」ことが問題だとしたら、「一つの議題に対して、必ず1人ひとつ発言をする」などのルールを設けるのもひとつです。

この時、ルールは紙に印刷し、会議中は会議室のホワイトボードに張っておき全員に見えるようにしておくということも重要です。

ルールを設けることによる効果とは

ルールを設けることの良さは「ルールのせいにできること」です。
話しの長い人の話しを途中で切ったり、なかなか意見が出ない状況で無理に意見を出してもらうことは大変ですが、「ルールなので」と言えると、それがしやすくなるものです。

そのため、会議のルールを設定する際には、自社の会議で解決させたい問題や、理想の状態を意識すると良いでしょう。

会議のルールの具体例

以下、グランドルールのよくある事例です。

・資料は事前配布
・否定する時は代案を述べる
・思いついたことは、失敗を恐れず恥ずかしがらずに発言する
・地位や役職などのポジションパワーは使わない
・予定していないの議題は持ち出さない
・発言は最後まで聞き、途中で遮らない
・お客さんのことを考えて議論をする
・最後に必ず、次回の議題を確認して終了する
・話すべき議題が終わったら、時間前でも終了にする

また、以下のような面白い例もあります。

・名前を呼ぶときは役職名ではなく「名前+さん」付けする
 (意見を言いやすくするため。上意下達にならないため)
・全員揃うまで立って会議を行う
 (自分の遅刻が多数の人に迷惑を掛けるので、時間厳守が徹底される)
・携帯電話を事務員さんまたは同じ部署の他のメンバーに預ける
 (つい画面を見たり、メールをチェックするのを避ける)
・他者の意見に対して、まずは必ず「いいね」という
 (意見の肯定的な部分を見つける習慣がつき、意見が出やすい場作りもできる)
・発言をする人はトーキングオブジェクトと呼ばれる道具を持っていなければならない
 (トーキングオブジェクトにはボールやぬいぐるみを利用することがあります)

なお、実行にあたっていきなり完璧を目指そうとせずまずは簡単なルールから実践し、「グランドルールを設定する」こと自体になれることから始めましょう。

なれてきたらルールを都度増やし、状況が変わってきたら修正する等、臨機応変に対応することが大事です。
ただし、ルールはあくまで会議をスムーズに進めるための手段であり、それが目的化してしまわないように当初の問題が解決したらルールから外すなど、注意しましょう。

またグランドルールの中に、「グランドルールを外れたらグランドルールを指差す」と入れておくと、グランドルールを徹底する支援となります。
是非活用してみて下さい。

まとめ

言いにくいこと、ついつい忘れてしまうことも「ルールなので」の一言で言いやすくなり、会議がスムーズに運ぶようになります。自社の会議の課題解決、理想の会議の実現のために、うまくルールを活用しましょう。

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