2016年6月23日

会議にルールを設定しよう

タグ: グランドルール, ルール, 会議,

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会議をうまく運営するためには「ルールを設定する」ことが効果的です。
ちなみに、会議でのルールを「グランドルール」と呼ぶことも有ります。
 
会議 ルール
 
参考URL:http://blog.kushii.net/archives/1979259.html
 
たとえば「いつも特定の1人が話をしすぎる」という問題があるのであれば、
1人が2分以上連続で話さない
などのルールをつくることで、特定の1人が話し続ける状態を防げるようになります。
 
また「発言がない」ことが問題だとしたら、
一つの議題に対して、必ず1人ひとつ発言をする
などのルールを設けるのもひとつです。
 
この時、ルールは紙に印刷し、会議中は会議室のホワイトボードに張っておき
全員に見えるようにしておくということも重要です。

ルールを設けることによる効果とは

ルールを設けることの良さは「ルールのせいにできること」です。
話しの長い人の話しを途中で切ったり、なかなか意見が出ない状況で
無理に意見を出してもらうことは大変ですが、
「ルールなので」と言えると、それがしやすくなるものです。
 
そのため、会議のルールを設定する際には、自社の会議で解決させたい問題や、
理想の状態を意識すると良いでしょう。

会議のルールの具体例

以下、グランドルールのよくある事例です。
 

・資料は事前配布
・否定する時は代案を述べる
・思いついたことは、失敗を恐れず恥ずかしがらずに発言する
・地位や役職などのポジションパワーは使わない
・予定していないの議題は持ち出さない
・発言は最後まで聞き、途中で遮らない
・お客さんのことを考えて議論をする
・最後に必ず、次回の議題を確認して終了する
・話すべき議題が終わったら、時間前でも終了にする

 
また、以下のような面白い例もあります。

・名前を呼ぶときは役職名ではなく「名前+さん」付けする
 (意見を言いやすくするため。上意下達にならないため)
・全員揃うまで立って会議を行う
 (自分の遅刻が多数の人に迷惑を掛けるので、時間厳守が徹底される)
・携帯電話を事務員さんまたは同じ部署の他のメンバーに預ける
 (つい画面を見たり、メールをチェックするのを避ける)
・他者の意見に対して、まずは必ず「いいね」という
 (意見の肯定的な部分を見つける習慣がつき、意見が出やすい場作りもできる)
・発言をする人はトーキングオブジェクトと呼ばれる道具を持っていなければならない
 (トーキングオブジェクトにはボールやぬいぐるみを利用することがあります)

なお、実行にあたっていきなり完璧を目指そうとせずまずは簡単なルールから実践し、
「グランドルールを設定する」こと自体になれることから始めましょう。
 
なれてきたらルールを都度増やし、状況が変わってきたら修正する等、
臨機応変に対応することが大事です。
ただし、ルールはあくまで会議をスムーズに進めるための手段であり、
それが目的化してしまわないように当初の問題が解決したらルールから外すなど、注意しましょう。
 
またグランドルールの中に、「グランドルールを外れたらグランドルールを指差す」
と入れておくと、グランドルールを徹底する支援となります。
是非活用してみて下さい。

まとめ

言いにくいこと、ついつい忘れてしまうことも「ルールなので」の一言で言いやすくなり、
会議がスムーズに運ぶようになります。自社の会議の課題解決、
理想の会議の実現のために、うまくルールを活用しましょう。

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