2015年6月1日

報連相で重要な2つのポイントとは

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新入社員研修で報連相の重要性について教える企業さんも多いと思います。
報連相は仕事の基本であり、特に、コミュニケーションのベースとなります。
 
昨今では、新入社員のコミュニケーション能力の低さが指摘されることもあり
報連相の重要性は増しているといえるでしょう。

報連相は「伝え方」と「タイミング」

では報連相における重要なポイントとはなんでしょうか。
弊社では「伝え方」と「タイミング」の2つのポイントが重要だと考えています。
 
それぞれ具体的に書いていきたいと思いますが、
報告は結論から話す相談は意見と事実を分けて話すなどそれぞれの項目において
「伝え方」がとても重要だと考えています。
 
また、期限内にできないことがわかった時点で相談をする、緊急の案件に関しては
よりこまめに途中経過を報告するなど、伝える「タイミング」も重要です。
 
特に「伝え方」が正しくても、「タイミング」が合わなければ
結果として報連相ができていない
と判断されることが多いでしょう。

報連相の「伝え方」

報連相には「伝え方」のポイントがあります。
以下にいくつか具体例を上げてみましょう。
 

・結論から話す
・相手の聞きたい内容から話す
・事実と意見を分けて話す
・できていない時は原因と対策を話す
・数値を使って話す
・メリットとデメリットの両面を伝える

上記の様な細かいポイントは報連相を行う目的が正しく理解できていれば
全て覚えている必要はないでしょう。
なお、報連相を行う目的とは以下の通りです。
 

報連相を行う目的は上司や先輩の意思決定をサポートする情報を伝えること

報連相をする「タイミング」

「伝え方」よりも、配属後の新入社員が悩むのは「タイミング」かもしれません。
以下にいくつか具体例を上げてみましょう。
 

・作業が完了した時
・期限内に完了しないことがわかった時
・作業の中間時点
・判断に悩んだ時

なぜ「タイミング」が「伝え方」よりも悩ましいのか、と言えば
 

相手が求めているタイミングとずれている可能性がある

からだと言えるでしょう。新入社員としては適切なタイミングで報告をした
と思っても、先輩からすると「遅すぎる」というケースは多々あります。
 
「もっと早く相談してくれればサポートできたのに」というケースはまさに
相談するタイミングがずれていることによって発生します。
 
こればかりは相手の感覚によるところもあるので、研修では伝えづらい部分では
ありますが、新入社員にとっては「早め」、が先輩にとって「遅い」ことが
あるため、最初はやり過ぎなぐらい報連相を行い、相手に応じてそのサイクルを
長くしていく
方がよいかもしれません。

まとめ

報連相の重要なポイントは「伝え方」と「タイミング」の2つです。

特に「タイミング」がずれていると「伝え方」が正しくても
報連相ができていない、と判断されるため、当初は「できるだけ細かく」
報連相を行うことが必要となるでしょう。


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