オンライン研修よくある失敗と対策 後編
Zoomを使ったオンライン研修でよくある失敗と対策の後編です。
後編では、ブレイクアウトルームの設定・操作に関する4つのトラブルを取り上げます。
必要な機能がオンになっていない
Zoom会議を立ち上げた際に、研修で使う機能がオンになっていないケースがあります。特に以下の機能は事前確認が必要です。
・チャット
・ブレイクアウトルーム
・共同ホスト
・待機室
事前の対策
ミーティングを立ち上げる前に、Webブラウザからzoom.usにログインし、設定画面で必要な機能がオンになっているか確認しましょう。
その場での対策
待機室は、会議開始後でもZoomアプリの「セキュリティ」アイコンからオンにできます。一方、ブレイクアウトルーム・チャット・共同ホストは、事前にWebポータルで有効化していないと会議中にアイコンが表示されず使えません。必ず事前確認を徹底しましょう。
参加者に許可する操作（画面共有・チャットの送信先など）も、会議中に「セキュリティ」アイコンから変更できます。
事前割り当てが反映されない
参加人数が多いオンライン研修では、ブレイクアウトルームの事前割り当て機能で、会議開始前にチーム分けを設定できます。しかし、実際に参加者が入室すると割り当てが反映されていない人が出ることがあります。
原因
参加者がZoomにログインせずに会議に参加していることが原因です。事前割り当てはメールアドレスで紐づけるため、未ログイン状態だとマッチできません。
事前の対策
参加者に「Zoomにログインした状態で会議URLにアクセスしてください」と事前に連絡しておきましょう。
その場での対策
割り当てが反映されていない参加者は、ホストが手動で割り当てるしかありません。反映されていない人数が多い場合は、「Zoomの名前をチーム名に変更してください」と案内してから割り当てるとスムーズです。
参加者がブレイクアウトルームに移動されない
ブレイクアウトルームへの割り当ては完了しているのに、ルーム開始後に移動されない参加者がいるケースがあります。
原因
参加者の通信環境が原因です。ブレイクアウトルームは通常のZoom会議より通信量が多いため、回線速度が遅いとルームに移動できなかったり、移動のタイミングで接続が切れることがあります。
事前の対策
事前に参加者へ通信速度の確認を依頼しましょう。通常のZoom会議で10Mbps以上、ブレイクアウトルームを使う場合は25〜30Mbps以上が目安です。通信環境が悪い参加者には、出社して参加する等の対応を検討してもらいます。
その場での対策
通信が不安定な参加者にはビデオをオフにしてもらいます。それでも改善しない場合は、Zoom画面を最小化することで通信量を減らせます。
間違えてブレイクアウトルームを開く／閉じてしまう
ブレイクアウトルームのオープン・クローズはワンクリックで実行できるため、ホストの操作ミスで意図しないタイミングでルームが開閉されてしまうことがあります。
事前の対策
「ブレイクアウトルームを閉じた後のカウントダウン」をオフにしておくことで、誤操作時のリカバリーが早くなります。カウントダウンが1分に設定されていると、誤ってルームを閉じた場合に全員が戻るまで最大1分かかります。操作ミスが心配な場合は、カウントダウンをオフにしておき、ルームを閉じる直前に設定するのがおすすめです。
その場での対策
間違えてオープンしてしまった場合
すぐにルームを閉じるボタンを押します。全員がメインセッションに戻ったら、「こちらの操作ミスで間違えてブレイクアウトルームをオープンしてしまいました」と案内して運営を続けます。
間違えて閉じてしまった場合
全員が戻ってきたタイミングで、「操作ミスで予定より早くルームを閉じてしまいました。残りX分を再度ブレイクアウトルームで行います」と案内します。再オープンの前に、残り時間を設定し直してからルームを開きましょう。
オンライン研修のZoomサポートをご希望の方
オンライン研修を実施予定だけれどZoomの運営操作に不安があるという方向けに、弊社では研修当日のZoom運営サポートを提供しています。
提供内容は以下のとおりです。
・事前打ち合わせでの運営ヒアリングとアドバイス
・運営担当者・受講者向けの事前準備マニュアルの提供
・研修当日のZoom操作（マイクの一括制御、ブレイクアウトルーム運用等）
費用は2時間あたり5万円〜（弊社コンテンツと併用の場合は4万円〜／2時間）です。
※同業他社様からのお問い合わせはご遠慮ください。
