2016年7月22日

(ファシリテーター向け)会議の振り返りチェックリスト

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会議がうまくいったかどうかを振り返ることは、
会社の会議の質を高める上で非常に重要です。
 
振り返りには大きく分けて二種類があります。
 

1.結果の振り返り:会議で出た結果に対しての評価
2.プロセスの振り返り:会議で結果を出すに至るプロセスの振り返り

 
多くの場合、「結果」の振り返りはされるのですが、
「プロセスの振り返り」はあまりされていません。
 
しかし結果の振り返りのみだと「再現性」がなく、会議の質は上がって行きません。

プロセスの振り返りのチェックリスト

ここでは会議の「プロセスの振り返り」のチェックポイントをご紹介します。
会議をいくつかのプロセスに分けて、それぞれについてチェックポイントを
挙げていきましょう。
 

1.事前準備

□参加者が議題(テーマ)を理解してたか?
その場に集まってから、「今日の会議のテーマはなんだっけ」ということはなかったか?
事前に読むべき資料等があれば共有できていたか?
 
□目的・目標が明確であったか?
会議が終了した段階で何が決まっていれば良いのか、どうすれば成功なのか。
完了要件は事前に明確していたか?
 

2.会議の開始

□時間通りに始まったか?
会議は多くの人の時間を拘束します。1人1人の少しの遅刻が組織としては
大きなロスにあなるという認識が重要です。
 
□役割が明確であったか?
会議の役割を決まっていたか?
少なくとも進行役(ファシリテーター)、議事録係は事前に決まっていたか?
 
また、会議室設営や、片付けの役割を明確にしておくのも良いでしょう。

3.議論の発散

□みんなが意見を言えていたか?
声の大きな人の意見が通ったり、反対意見を言いづらい環境になっていないでしょうか。
ヒエラルキーなく、反対意見も含めて気軽に意見を言える環境をつくることが重要です。
 
□多角的な意見がでたか?
意見は多角的に、抜けもれなく出ていましたか?
フレームワークやMECEを意識しながら、議論の抜け漏れを防ぐ工夫をしましょう。

4.議論の収束

□明確な軸が提示されていたか?
発散した意見を収束する際、明確な軸を決めていますか?
属人的に決めてしまうと納得感はありません。
 
または、属人的であったとしても責任の所在が明確に
なっているでしょうか?
 
□参加者の納得感があったか?
上記も含め、参加者全員が納得感のある収束方法を意識しましょう。
 
納得感の無い決定事項は「実施されない」「スピード感が遅い」
などの結果を招きます。

5.議論への集中

□会議中の離席が無いか?
電話や呼び出しにより離席をする参加者が多いと、当人にも周りのメンバーにも
大きなロスとなります。会議の際には集中する環境をつくりましょう。
 
□話が脱線していないか?
話しが盛り上がることは良いことですが、大事なことは目的を達成することです。
話が脱線してしまった場合には、たとえ盛り上がっていたとしても軌道修正
をすることが大事です。

6.決定事項の実行

□アクションプランの期限、担当が明確か?
決定事項が期限、担当を含めてアクションプランに落としこまれていますか?
せっかく決定したことも、これらを明確にしないと実行されずに終わってしまいます。
 
□議事録で共有されているか?
上記含め、議事録が共有されていますか?
決定事項を共有することで認識合わせをすることが大切です。

まとめ

会議の質を高めて行くためにはプロセスの評価は必須です。
 
上記を参考に、毎回プロセス評価をする習慣をつけましょう。
会議の最後に3分ほどとるだけでも大きな効果を発揮します。
 
また、できていない部分はグランドルールでカバーするなどの工夫をしましょう。

会議にルールを設定しよう


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