新入社員研修で伝えたいビジネスメールの基本テンプレート

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今回は新入社員研修で伝えたいビジネスメールの基本テンプレートというテーマでビジネス文書としてのメールの書き方の基本について書いていきたいと思います。

ここ最近、LINEや、その他SNSなどの普及でメールよりもチャット形式のコミュニケーションが増えていると思います。

これは新入社員の方に限定されるものでは「ない」、と思います。というのは、多くのビジネスパーソンも「プライベート」ではメールよりもチャット形式のコミュニケーションを取っていると思うからです。

このような社会の（？）変化を考えれば、特に社外とのやり取りのビジネスシーンで利用されるのことの多いメールの書き方は教えないとリスクになる可能性があります。

ということで、ビジネス文書としてのメールの書き方の基本テンプレートがこちらです。

まずはCCとBCCの違いと教える必要があります。特にLINEグループなどではBCCの概念がありません。
toは@をつけて個人を指定するのと近しいでしょう。

続いて、タイトルという概念もチャット形式にはありません。スパムメールも含めて１日の多くのメールが飛び交うビジネスシーンでは、タイトルで読んでもらえるメール（逆に、埋もれてしまうメール）になるかどうかが分かれる場合があります。

また、書き出しもチャット形式なら「いつもお世話になっております」といった表現は使わず、すぐに本文に入るでしょう。

さて、ようやく本文ですが、本文の長さもチャット形式とは異なり、１つのメールが長文になることもあります。箇条書きを使ったり、改行を取り入れるなど読みやすい工夫が必要です。

最後に署名です。署名についてはOutlookやGmailなどのメーラーで設定が可能ですので、教える必要があるでしょう。（SNSのプロフィール機能に該当するでしょうか）

ということで、メールの基本テンプレート１つにしても結構色々と教える必要があることがおわかり頂けたかと思います。
今回の説明のように新入社員の方が普段よく使っているLINEとの比較という形式で説明するとわかりやすいかもしれません。

いかがでしたでしょうか。今回は新入社員研修で伝えたいビジネスメールの基本テンプレートというテーマでメールの書き方の基本をお伝えしました。

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