柏崎市「会議改善ガイドライン」から学ぶ！効果的な会議の目次と10のヒント
詳細版は48ページにわたり、会議の無駄をなくす「10のヒント」や、国際青年会議所で採用されるロバート議事法にも触れています。
まずは会議を開催しない選択肢から検討するECRSの原則など、効果的な会議運営の秘訣が詰まっています。
今回は柏崎市の会議の改善についての資料が面白いということで、珍しく自治体の資料をご紹介したいと思います。
それがこちらです。
会議改善に関するガイドラインを策定しました 柏崎市
簡易版と詳細版が用意されており、詳細版は表紙なども含めて48ページにも及びます。
企業でも会議についての問題が多く指摘されているかと思いますが、資料によれば、役所の多くの職員の方も会議について改善したいと考えていることがわかります。
企業における会議についての調査でも、2023年の弁護士ドットコム株式会社様によるリサーチによれば、会議を改善したいと考えている人が半数を超えていることがわかります。
画像引用：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000359.000044347.html
なお、各国の青年会議所が加盟する国際青年会議所で正式に取り入れられている会議のルールとして、ロバート議事法というものもあるのでぜひ見てみてください。
会議を効率的に行うための「ロバート議事法」のやり方
ちなみに、弁護士ドットコム株式会社様のレポートでのサマリーは以下のようになっていました。
◾️1時間超の社内会議の割合：「1時間以内で会議が終わらない」が69.2%
◾️社内会議に参加不要だと思う社員の割合：「会議に必要ない参加者がいる」が52.2%
◾️社内会議への課題意識：「課題意識があり」が53.9%
◾️社内会議の課題ポイント：1位「会議が長い（36.7%）」、2位「発言者に偏りがある（34.7%）」、3位「結論が出ない（34.6%）」
引用先：
ハイブリットワーク時代の社内会議の実態調査「社内会議白書2023
by MeetingBase～社内会議の約7割が1時間で終わらないという実態が～
弁護士ドットコム株式会社
2023年10月27日
柏崎市のレポートに話を戻すと、詳細はぜひ資料を読んでいただきたいのですが、当たり前のことを当たり前に始めるところから、という印象です。
概要版の最後にまとめられていたまず取り組んでみてほしい１０のことは下記のとおりです。
画像引用：https://www.city.kashiwazaki.lg.jp/material/files/group/3/guideline_gaiyo.pdf
※画像内のデスクネッツとは同役所内で利用されているグループウェアのようです。
まずなにより、会議を開催しない方法で、業務を進めることができないか考えてみるという項目が最初に挙げられていることが素晴らしいと思います。
業務改善/効率化のためのフレームワークとしてECRSの原則がよく知られていますが、
まずはE（Eliminate)：排除から始めるのが最も早く効率化に繋がります。
まとめ
【要点】本記事では、自治体が作成した非常に綺麗で面白い資料である、柏崎市の「会議改善に関するガイドライン」についてご紹介しました。効果的な会議運営の目次や10のヒントから学べる内容を整理しており、組織内での会議改革を進めるための実践的なアイデアが詰まっています。ぜひ社内での共有や会議改善の参考に役立ててください。
いかがでしたでしょうか。今回は柏崎市の会議の改善についての資料が面白いということで、自治体の資料をご紹介しました。
非常に綺麗に作られている資料だと思いますので、ぜひ社内でも紹介してみてください。
会議改善に関するガイドラインを策定しました 柏崎市
この記事を書いた人
千葉 順
株式会社HEART QUAKE 代表取締役
元法政大学兼任講師（キャリアデザイン論）
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