報連相で重要な２つのポイントとは
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新入社員研修で報連相の重要性について教える企業さんも多いと思います。
報連相は仕事の基本であり、特に、コミュニケーションのベースとなります。
昨今では、新入社員のコミュニケーション能力の低さが指摘されることもあり報連相の重要性は増しているといえるでしょう。
報連相は「伝え方」と「タイミング」
では報連相における重要なポイントとはなんでしょうか。
弊社では「伝え方」と「タイミング」の２つのポイントが重要だと考えています。
それぞれ具体的に書いていきたいと思いますが、報告は結論から話す、相談は意見と事実を分けて話すなどそれぞれの項目において「伝え方」がとても重要だと考えています。
また、期限内にできないことがわかった時点で相談をする、緊急の案件に関してはよりこまめに途中経過を報告するなど、伝える「タイミング」も重要です。
特に「伝え方」が正しくても、「タイミング」が合わなければ結果として報連相ができていないと判断されることが多いでしょう。
報連相の「伝え方」
報連相には「伝え方」のポイントがあります。
以下にいくつか具体例を上げてみましょう。
・相手の聞きたい内容から話す
・事実と意見を分けて話す
・できていない時は原因と対策を話す
・数値を使って話す
・メリットとデメリットの両面を伝える
伝え方のポイントとしては過去記事でPREP法を紹介しています。
新入社員に教えたい「結論から話す」ためのPREP法
上記の様な細かいポイントは報連相を行う目的が正しく理解できていれば全て覚えている必要はないでしょう。
なお、報連相を行う目的とは以下の通りです。
報連相をする「タイミング」
「伝え方」よりも、配属後の新入社員が悩むのは「タイミング」かもしれません。
以下にいくつか具体例を上げてみましょう。
・期限内に完了しないことがわかった時
・作業の中間時点
・判断に悩んだ時
なぜ「タイミング」が「伝え方」よりも悩ましいのか、と言えば
からだと言えるでしょう。新入社員としては適切なタイミングで報告をしたと思っても、先輩からすると「遅すぎる」というケースは多々あります。
「もっと早く相談してくれればサポートできたのに」というケースはまさに相談するタイミングがずれていることによって発生します。
こればかりは相手の感覚によるところもあるので、研修では伝えづらい部分ではありますが、新入社員にとっては「早め」、が先輩にとって「遅い」ことがあるため、最初はやり過ぎなぐらい報連相を行い、相手に応じてそのサイクルを長くしていく方がよいかもしれません。
まとめ
報連相の重要なポイントは「伝え方」と「タイミング」の２つです。
特に「タイミング」がずれていると「伝え方」が正しくても報連相ができていない、と判断されるため、当初は「できるだけ細かく」報連相を行うことが必要となるでしょう。
