【Teams】ブレイクアウトルーム解説｜第二回

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第一回　teamsブレイクアウトルームの使い方

前回は、Teamsのブレイクアウトルームの基本的な使い方を解説しました。
今回は、ZoomとTeamsのブレイクアウトルームの機能の違いについて解説していきます。

特に、オンライン研修やオンライングループワークを行う際に必要な機能を中心に解説していきますので、どちらのツールを使って研修を実施するか検討している担当者の方は参考にして頂ければと思います。
また、2021年2月時点の情報となるので、現状なくても今後実装される可能性もあります。

会議に参加する参加者を、会議の開始前にブレイクアウトルームに割り当てておく機能です。
Zoomにはこの機能がありますが、Teamsにはないので、会議を開始後に参加者を割り当てていく必要があります。

そのため、大人数でグループワークをする際は、割り当てに時間がかかってしまいます。
3〜40人を超えるオンライングループワークを実施する場合は、zoomの方が適しているでしょう。

※Zoomの事前割り当てについて
参加者がZoomアカウントに使用しているメールアドレスが必要です。
また、参加者がZoomにログインせずに会議に参加すると、事前割り当てが反映されません。

Zoomは、一度に最大200人、Teamsは最大300人までブレイクアウトルームに割り当てる事ができます。
最大ルーム数はどちらも同じ50ルームとなります。

一見Teamsの方が最大人数が多くて優れているように感じますが、300人をブレイクアウトルームに手動で割り当てを行う場合、かなりの時間がかかってしまうので現実的ではありません。
グループワークメンバーが決まっておらず、自動割り振りでも問題ない場合は参考にしてください。

※Zoomの場合、通常の有料ライセンスで会議に参加できる上限人数は100名で、それ以上の人数が参加する場合は大人数オプションの購入が必要です。
100名以上のZoom会議を行う場合は、ラインセンスを確認しましょう。

Zoomは、ブレイクアウトルームのオープン時間を決めてルームオープンする事ができます。
また、ブレイクアウトルーム内に残り時間が表示されるので、参加者も時間管理が簡単です。
Teamsにはその機能がないので、ルームを閉じる際は主催者が手動で行う必要があります。そのため、Teamsでブレイクアウトルームを利用する際は、ルームをオープンする前に、「グループワークの時間はXX分までです。XX分になったらルームを閉じます。」とアナウンスをしてから開始しましょう。

Zoomには、参加者が自分でルームを選択して自由に移動できる機能があります。
Teamsの場合は、主催者が参加者を割り当てる必要があります。
実際のオンライン研修では、主催者側が全て管理した方が運営がスムーズなので、参加者が自分たちでルームを選択する必要がある場合以外は、主催者側で割り当てを行いましょう。

ZoomもTeamsも、ブレイクアウトルームの操作はホスト（teamsの場合は会議の主催者）しか行う事ができません。
ただし、Zoomはホスト権限の移譲が簡単なので、一時的にホスト権限を移譲する事で、運営メンバーが誰でもブレイクアウトルームの操作ができ、役割分担がやりやすいです。
また、共同ホストに設定することで、ブレイクアウトルーム間を自由に移動する事ができます。

一見ブレイクアウトルームには関係のなさそうな機能ですが、特に大人数でオンライン研修やオンライングループワークのチーム分けを行う際には非常に便利な機能となります。
こちらの記事（名前変更機能を使って高速で手動割り当てる）にも記載がありますが、参加者が多い場合、名前を見ながらチーム分けをしていくのは非常に時間がかかります。

そういった場合に、参加者の名前を変更して、チーム名を名前に入れてもらう（例：A_山田太郎）事で、運営者はチーム名だけを見て素早くブレイクアウトルームの割り当てを行う事が可能です。
また、ホスト・共同ホストの権限で参加者の名前を変更することも可能です。

数多くのオンライン研修を実施している弊社の感覚では、オンライングループワークを行う場合はまだまだZoomの方が使い勝手がいい印象です。

検討する際の目安としては、全体で30名以下の実施の場合はTeamsのブレイクアウトルームでも問題ないでしょう。
もしくは30名以上の大人数でも、会議の開始からブレイクアウトルームの開始まで時間的な余裕があり、参加者の割り当てを行う時間が十分に取れる場合は、Teamsの実施を検討して頂ければと思います。

弊社では、オンラインで実施できるチームビルディングコンテンツを提供しております。
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