「ブレイクアウトルーム徹底解説」

第一回 ブレイクアウトルームの機能を使ったチーム分けのやり方
第二回 ブレイクアウトルームの事前割り当て
第三回 ブレイクアウトルームの事前割り当て2
第四回 名前変更機能を使って高速で手動割り当てを行う方法
第五回 自動割り当てで、運営端末を除いてチーム分けをする方法
第六回 50チーム以上でブレイクアウトルームを使ったイベントを実施する方法

前回は、ブレイクアウトルームの事前割り当て機能について解説してきました。
第四回では、ブレイクアウトルームを利用したオンライン研修やオンライングループワークを運営する際に、名前変更機能を使って、高速でブレイクアウトルームの手動割り当て(チーム分け)を行うやり方を紹介します。

名前の変更機能を使って手動で素早く割り当てる

これまでブレイクアウトルームを使ったZoom会議で、以下のような経験をされたことがある方は参考にして頂ければと思います。

・Zoom会議をスタートしてすぐにグループワークを開始しなければならず、チーム分けをする時間がなかった
参加者が多く、ブレイクアウトルームの割り当てに時間がかかってしまい、進行に影響があった

少人数のZoom会議の場合、手動割り当てでも簡単にチーム分けをする事ができますが、人数やチーム数が多くなると、途端に難しくなります。
まずは、事前に2つのポイントを確認しましょう。

ポイント1 事前割り当て機能が使えるか

参加者のメールアドレスが分かっている場合は、事前割り当て機能使ってZoom会議開始前にブレイクアウトルームの割り当てをしてしまいましょう。
全員分のメールアドレスが分かっていなくても、一部の参加者だけでも事前割り当てしておく事が重要です。当日はそれ以外の人だけを割り当てればいいので、作業が楽になります。

ポイント2  ファシリテーターとZoom操作担当者を分ける

大人数のZoom会議、オンライン研修では基本ですが、司会進行役のファシリテーターと、ブレイクアウトルームを操作するZoom担当者は必ず分けるようにしましょう。
ブレイクアウトルームはホストしか操作できないので、Zoom会議を開始したらすぐに、以下のように設定するようにしましょう。

・Zoom担当者:ホスト
・ファシリテーター:共同ホスト
・その他の運営メンバー:共同ホスト

こうする事で、ブレイクアウトルームの操作を担当するホストは、その作業だけに集中できるようになります。

名前の変更機能を利用した手動割り当て

いよいよここから本題です。
30人以上をブレイクアウトルームに割り当てる必要がある時に、一番オススメの方法はこちらです。
Zoom会議をスタートしたら、まず最初に、参加者に名前の変更をしてもらい、名前の頭にチーム名を入力してもらうようにしましょう。
開始時に名前変更のやり方を記載したスライドを画面共有で映しておくと効果的です。

ブレイクアウトルーム徹底解説
ブレイクアウトルーム徹底解説

事前準備:参加者の名前の変更を許可する設定を有効にしておく
※会議開始後に、セキュリティのアイコンから設定を変更する事も可能です。

名前の変更方法1

①参加者アイコンをクリック
②自分の名前にカーソルを合わせて、詳細ボタンをクリック
③「名前の変更」をクリック
④名前の頭にチーム名を入力する

参加者がzoomに慣れていない場合、自分で名前の変更をする事ができないケースがあります。
ホストまたは共同ホストは、参加者の名前を強制的に変更する権限があるので、運営側のスタッフに余裕があれば、名前を変更していない、または操作方法が分からない参加者の名前を運営スタッフ側で変更するようにするといいでしょう。

ポイントになるのは、必ず名前の頭にチーム名を入れてもらう事です。
ブレイクアウトルームの割り当ての際は、割り当て対象の参加者達は名前順に表示されます。

名前の頭にチーム名を入れてもらうことで、ホストは上からチェックを入れていくだけで高速で割り当てを行う事が可能です。

ブレイクアウトルーム徹底解説

例えば40人の参加者を8チームに割り当てる場合、名簿を確認しながら割り当てを行うと10分程度かかりますが、名前の頭にチーム名が入っていたら、1分以内にチーム分けを完了させる事が可能です。

注意:一度会議を退出した参加者は表示名もリセットされます

通信環境が悪く、参加者が途中で落ちてしまった場合、参加者の表示名は変更前のものにリセットされていまうので、再度アクセスした時に割り当てをやり直す必要があります。

今回の内容は以上となります。

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