オンライン研修やオンライングループワークを実施する際に、参加者の一部がウェブ会議ツールに慣れていないので、当日運営がうまくいくか不安という状況があると思います。

今回は、下記のようなケースの際に、当日トラブルになるのを防ぐ為に、事前の接続テスト日を設けるというテーマでお話します。
 
 

・参加人数が多い(30名以上)
・zoomに慣れていない参加者が多い
・初めてオンライン研修を実施する
・ブレイクアウトルームを利用する

 
参加者・運営者が普段zoomを使い慣れているといいのですが、そもそもzoom自体が初めてであったりすると、必ずといっていいほどトラブルが起こります。
zoomにアクセスできない、通信環境が悪い、マイク・ビデオの接続というような基本的なことから、必要な機能(チャットや画面共有)をうまく使いこなせないといったものです。

本番で個別にトラブル対応しているとあっという間に時間が経ってしまうので、事前に接続テスト日を設けることで、参加者も運営者も安心して本番に臨めるようになります。

事前の接続テスト日とは

接続テストでは、zoomに慣れていない、接続に不安があるという参加者に対して、本番の前にzoom接続を確認できる日を設けます。

接続テスト日用のZoom会議URLを発行して、参加者に以下のような案内を送ります。

<参加者への案内例>
■オンライン研修実施日
4/20日 16:00〜18:00

■Zoomのアクセスや操作に不安がある方
Zoomの接続に不安がある方に、事前の接続テスト日を設けています。
以下の日時で、担当者が待機しているので、接続に不安があるという方は、この日にテスト日用の会議URLにアクセスして下さい。

【接続テスト日程】
4/19 13:00-14:00 
※上記時間内ならいつ接続しても大丈夫です。
※テストは問題なければ5分程度で終了します。

Zoomミーティングに参加する
https://us02web.zoom.us/j/XXXXXXXX

ミーティングID: 816 XXXX XXXX
パスコード: XXXXXX

うまく接続できないという方は、運営事務局の担当XX(03-XXXX-XXXX)までお電話下さい。

接続テストで確認すること

テスト当日は、担当者がzoom会議内に待機しておき、参加者がきたら順次以下の確認を行います。
確認できた参加者は、退室してもらいましょう。問題なければ1人5分程度で完了します。

通信環境

まずは、Web会議に問題ない通信環境かを確認します。
通信に不安がある場合は、googleで「インターネット 速度」と検索をしてもらって、実際の通信速度を計測してもらいましょう。
10Mbps以上が目安です。
(ブレイクアウトルームを利用する場合は20Mbps推奨)
オンライン研修

マイク/スピーカーのテスト

まずは、マイクとスピーカーのテスト(お互いに声が聞こえるか)です。
接続されているマイクやビデオがあるかは、「参加者アイコン」から確認できます。
接続されている場合は、参加者名の横にマイクとビデオのアイコンが表示されます。
オンライン研修

名前の変更

参加者によっては、zoom会議の参加名が自分のお名前ではなく数字の羅列であったり機械の端末の番号のようなケースがあります。運営上問題なければいいのですが、グループワーク等を行う場合は、名前を変更してもらうようにしましょう。


<名前の変更方法>
参加者⇒詳細⇒名前の変更

システムへのアクセステスト

zoom以外に、参加者にアクセスしてもらうサイトやシステムがある場合は、問題なくアクセスできるかも確認しましょう。
例えば弊社の場合、zoomにつなぎながら、ウェブブラウザでチームビルディングのゲーム画面にアクセスをしてもらいます。

稀なケースですが、セキュリティが厳しい会社だと、社内環境からはアクセスできない場合があります。

当日使う機能のテスト

最後は、運営者側がオンライン研修の実施に慣れていない場合は、本番当日に使う機能が使えるかも確認します。
特にブレイクアウトルームの手動割り振り等は、実際に会議室に人数がいないとテストできないので、ここで操作になれておくようにしましょう。

それ以外にも、会議の設定によって必要な機能が使えるようになっていないケースもあるので、当日使う機能はテスト日に確認しておきましょう。

これらを確認しておくことで、当日のトラブル発生確率をかなり減らす事ができます。
今回の内容は以上となります。
 
 

オンラインチームビルディング研修コンテンツ

弊社では、オンラインで実施できるチームビルディングコンテンツを提供しております。
詳しく知りたい方は、こちらからご確認いただけます。

⇒オンラインで実施できるチームビルディング研修

 

オンライン研修のZoomサポートをご希望の方

オンライン研修を実施予定だけれど、運営側のZoomの操作に不安があるという方へ。オンライン研修中のZoomの操作サポート(参加者のマイクオンオフの操作、ブレイクアウトルームの操作等)を提供する事も可能です。

提供内容
・事前打ち合わせにて、ヒアリング+アドバイス
・運営者/受講者向けの事前準備マニュアルのご提供
・研修当日のZoom操作

費用
5万円〜/2時間 ※弊社コンテンツを利用の場合は4万円〜/2時間

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その他、ご希望のゲーム名、実施時期や受講人数など(300文字以内)


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