新入社員から報告と連絡の違いについて聞かれた時の対応法
多くの新入社員研修で教えられることの１つに報連相があげられると思います。
もちろん、報連相とは報告、連絡、相談を略したものです。
報連相とは
コミュニケーションを通じて現状の情報をしっかり伝え、内容を理解して頂き、勘違い・思い違いを無くすことが求められます。
by 伝達力・実績UP!仕事の評価がグングン上がる人の報・連・相のワザ
とあるように、上司や先輩の意思決定をサポートするものとして報連相の重要性が説かれています。
仕事は１人では行えず、周囲と協力しながら進めていくものであることから報告や連絡が重要ですし、新入社員の知識・経験では判断できないケースがあることから相談が求められています。
しかし、報連相の研修ではこんな質問がよくでてきます。
「報告と連絡の違いがいまいちわかりません。何が違うのですか？」
報告と連絡の違い
相談は上司や先輩に判断を仰ぐ＝「聞く」という特徴がある一方報告や連絡はどちらも「伝える」という意味で同一であり、違いがわかりづらいというのです。
さて、みなさんは「報告と連絡の違い」を聞かれたらどのように答えますか？
※もしかしたら、それを調べてここに辿り着いたのかもしれませんが。
よくある回答としては
連絡は現在進行形、未来形。
という回答が見られます。
「終わりました」が報告で、「今やってます、これからします」は連絡となります。
また、以下の様な回答も見られます。
連絡は一般的な情報を知らせること。
なんとなく、そうなのかな、と自分を納得させようとしますが、いまいち腑に落ちません。
報告と連絡の違いを聞かれた時の対応法
もし、新入社員に「報告と連絡の違い」について聞かれた時に、以上のような違いを述べた後、以下の様に伝えるのが本質的だと思います。
ただ、君に理解して欲しいのは、報告と連絡の言葉の定義の違いではなくて、報告や連絡が何のために必要なのか、ということなんだよ。
報告や連絡は上司や先輩が何かの意思決定を行うために必要な情報を伝えるもので、それが報告なのか、連絡なのかということではなく、何を伝えれば上司や先輩が意思決定ができるか、もっと簡単に言えば、喜ぶかを考えて欲しい。
例えば、現在の仕事の進捗を伝えることで、上司や先輩は君にサポートが必要なのか、次の仕事の用意を早めに行うべきなのか、を意思決定できる。
どうだろう？他にはどんなケースが考えられる？
このように細かい言葉の定義ではなく、その行為の目的を問うことで新入社員の視座を引き上げることができます。
報告と連絡の違いに関するよくあるご質問
A. 一般的には「報告は完了形、連絡は現在進行形・未来形」と説明されます。「終わりました」が報告、「今やっています/これからします」が連絡です。ただし、この言葉の定義を覚えるよりも、報連相が何のために必要かを理解する方が実務上重要です。
Q. 言葉の定義を教えるだけではダメな理由は何ですか？
A. 報連相は上司や先輩の意思決定をサポートする手段です。「これは報告か連絡か」を悩ませるより、「この情報を伝えることで上司は何を判断できるか」を考えさせた方が実務で機能します。形式に縛られると本質を見失います。
Q. 報連相の本来の目的とは何ですか？
A. 「上司や先輩が意思決定するために必要な情報を伝えること」です。仕事は1人では完結せず周囲と協力して進めるものであるため、相手が次の判断を下せるよう情報を共有することが報連相の本質です。
Q. 新入社員が報告と連絡を使い分けられない時、どう指導すればよいですか？
A. 「定義の暗記ではなく目的思考」へ視座を引き上げる指導が有効です。「終わったことか、進行中のことか」より「相手は何を知れば判断できるか」を問いかけ、自分で考えさせる機会にしてください。
Q. 報連相を実践的に学べる研修方法はありますか？
A. ロールプレイやビジネスゲームが効果的です。特に部課長ゲームは情報共有不足の不便さを擬似的に体感でき、報連相の目的を当事者として理解できます。本記事末尾で詳細をご紹介しています。
まとめ
いかがでしょうか。報告と連絡の違いを聞かれた際には
・言葉の定義ではなく、その目的を問う
の２段組で対応されてみてはいかがでしょうか。
関連：新入社員研修で報連相を教えるときに気をつけておきたいこと
報連相を学ぶビジネスゲーム「部課長ゲーム」
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