労働時間が短い管理職が行っている５つの行動

働き方改革が定着した現在、管理職にとっても業務効率化は避けて通れないテーマです。本記事では、リクルートワークス研究所のレポートをもとに、労働時間が短い管理職に共通する5つの行動を整理します。あわせて、振り返り系の行動とダブルループ学習・経験学習の関係、そして管理職研修で振り返りや意思決定を体感的に学ぶための具体策まで解説します。

なお、本記事のベースとしたレポートは以下のとおりです。

レポートによれば、就業者のうち30代の管理職の労働時間が他の属性に比べて長い傾向があります。一方で同じ30代管理職でも労働時間が短い人は存在します。

そこで、30〜40代の管理職で労働時間が短い人(月平均200時間未満)13名にインタビュー調査が行われ、共通する5つの行動が抽出されました。

レポート内ではこれらを「プランニング方略」「モニタリング方略」と呼んでいますが、本記事では分かりやすく A.タスク管理系(1〜3)とB.振り返り系(4〜5)に分けて解説します。

1. イメージの細分化

13名中11名が挙げた行動です。仕事を割り当てられた段階で、複数のタスクに細分化してから取り組むというものです。

先に全体像を把握し、続いて作業単位を具体化することで、「時間がかかりそうな工程」「難しそうな工程」を事前に把握できます。先手を打って詰まりやすい部分から手を打てるため、結果として労働時間が短くなる、というメカニズムが考えられます。

2. 小さなタスクの設定

13名中12名と、最も実施率が高かった行動です。仕事を週単位のタスクに落とし込み、さらに1日のスケジュール内の作業時間まで分解するというものです。

インタビューでは以下のようなコメントが紹介されています。

10〜15分単位までタスクを切り出すことで、見立て(=所要時間予測)の精度が上がる点がポイントです。

3. 柔軟な対応時間の設定

13名中8名が挙げた行動です。一言でいえばバッファを意識的に確保しているということで、突発的な事象への対応時間を予めスケジュールに含めています。

「全体の8割で完了させる前提」で計画を組むことで、想定外の差し込みにも残業せず対応できるようになります。

4. 日常行動の振り返り

13名全員(13/13名)が実施していた、もっとも普遍的な行動です。日々の仕事のなかで何ができたか・できなかったかを振り返り、次の行動に反映するというものです。

具体的には「何に・どれぐらいの時間を使ったか」をその日のうちに振り返るスタイルが多いようです。これは教育研修の世界で有名な経験学習における内省(リフレクション)そのものといえます。

経験学習サイクルの詳細は以下の記事にまとめています。

経験学習とは？

5. 仕事単位の振り返り

13名中5名が実施していた行動です。日常の振り返りに加えて、1つの仕事(プロジェクト)が終わったタイミングで、その仕事全体を振り返るというスタイルです。

仕事全体を振り返って減らせるタスクや仕組みにできるものを整理し、次回に向けた準備に変える。これが業務効率を大きく押し上げる行動です。

ここまでの内容を、自分の働き方を振り返るチェックリストにまとめました。

「セルフチェック」列に1つでもNoがある場合、その行動が労働時間の短縮余地です。最も実施率が低い「5.仕事単位の振り返り」(5/13)は、伸びしろが大きい行動でもあります。

「日常行動の振り返り」と「仕事単位の振り返り」は、組織学習の分野で知られるダブルループ学習に類似します。

ダブルループ学習の解説は以下の記事にまとめています。

ダブルループ学習を組織で活用する３つの方法

業務効率化のインパクトという観点では、ダブルループ学習＝仕事単位の振り返りが圧倒的に大きくなります。「マニュアル・チェックリストの作成」「不要タスクの排除」「定型化と自動化」といった成果は、すべてダブルループ学習の延長線上にあります。

弊社HEART QUAKEでは、管理職の業務効率化に直結する自律型人材育成ゲーム「チームクリップ」を提供しています。

チームクリップは、計画タイム→実行タイム→振り返りタイムのサイクルを繰り返すボードゲームです。本記事で紹介した「タスクの細分化」「小さなタスク設定」「バッファ確保」「日常行動の振り返り」「仕事単位の振り返り」のすべてを、安全な環境で疑似体験できます。

特に、ゲーム内で「タイムマネジメント」「計画力」「実行力」「振り返り」がいかに業務効率に直結するかを体感できるため、座学では伝わりにくい振り返り習慣を行動レベルで定着させやすい設計です。

チームクリップを実際に導入された企業様からは、以下のようなコメントをいただいております。

FusionTradeJapan様 ご担当者様

回を重ねるごとに役割分担が明確になり、「どうすればより効率的に進められるか」を自発的に考える姿勢が生まれていたのが印象的でした。計画タイムでの議論の質が向上し、実行タイムでの失敗を次に活かすなど、成長の手ごたえを実感できました。

FusionTradeJapan様 参加者コメント

最初のうちは時間制限とルールの理解に追われ、自分の作業に集中しすぎていました。しかし、どれだけ効率的に動いても全体の進行が思うように進んでいないことに気づき、チーム全体の動きを意識するようにしたところ成果が倍増しました。焦ったときほど冷静に俯瞰して組み立て直すことの大切さを学びました。

チームクリップの詳細(進め方・推奨人数・所要時間・料金)は以下のページをご覧ください。

チームクリップ 詳細ページ

Q. 費用はどのくらいですか？

A. チームクリップは弊社講師派遣形式での実施となり、20万円〜が目安です。参加人数や実施回数により変動しますので、詳細はお問い合わせください。

Q. 何人くらいの規模で実施できますか？所要時間はどのくらいですか？

A. 3〜100名まで対応可能です。所要時間はゲーム1セット2〜4時間を見込んでください。タスク細分化・計画・実行・振り返りのサイクルを複数回まわすため、しっかりとした研修時間を確保いただくことを推奨しています。

Q. オンラインでも実施できますか？

A. チームクリップは現時点で対面実施のみとなっております。オンライン対応のビジネスゲーム研修については別途お問い合わせください。

Q. 社内のスタッフだけで実施(キットレンタル)はできますか？

A. チームクリップはキットレンタル・購入を行っておらず、弊社の講師派遣形式での実施に限定させていただいております。社内講師での実施をご希望の場合は、別のビジネスゲーム研修をご提案いたします。

Q. どのような対象者におすすめですか？

A. 新入社員から管理職まで幅広く対応可能です。特に「タスクの細分化や振り返りの習慣を身につけたい」「自律型人材を育成したい」「タイムマネジメント力を高めたい」とお考えの企業様におすすめです。

研修の内容を現場の行動変容につなげたいとお考えの研修担当者様に、自律型人材育成・タイムマネジメント・振り返りを体験で学べる「チームクリップ」をご紹介しています。参加者の自発的な振り返りが起きる研修設計を、ゲームコンテンツと運営ノウハウの両面からサポートします。

詳細な資料、お見積りをご希望の方はまずは下記より資料請求をお願いします。

※同業他社様からのお問い合わせはご遠慮ください。