ゼロから始めるZoomでオンライン研修｜第八回

第一回　Zoomのインストール/事前準備
第二回　Zoomの基本画面について
第三回　Zoomの使い方（参加者の招待/セキュリティの設定/バーチャル背景）
第四回　Zoomの使い方（画面共有）
第五回　Zoomの使い方（チャット・手を挙げる・投票機能）
第六回　Zoomの使い方（ホスト・共同ホスト）
第七回　Zoomの使い方（ブレイクアウトルーム1）
 
今回も引き続き、「ブレイクアウトルーム（ブレイクアウトセッション）」についてです。
今回は、実際にオンライン研修でブレイクアウトルームを利用してチーム分けを行う際の運用方法や、注意点をお伝えします。

オンライン研修をスムーズに運営する為の事前準備のポイントです。

研修の進行をしながらZoomの操作を行うのは相当慣れてからでないと難しいので、最初は必ず担当者を分けましょう。
初めての実施の際は、ファシリテーター・Zoom操作担当（参加者のマイクのオンオフ等）・ブレイクアウトルーム担当という形で、3人に分担してもいいかもしれません。

オンラインのセミナーでは、会場の制約がないので何人でも実施できるのですが、ブレイクアウトルーム機能を使うオンライン研修の場合は、人数を制限した方が運営がスムーズにいきます。
数十人の参加者をそれぞれのルームに割り振るのはかなり時間がかかるので、初めての場合は20人程度、慣れていても40人以下で実施する事をオススメします。

その場でチームを決めて割り振ると時間がかかるので、事前にチーム分けは決めておくようにします。
もしくは、特にチーム分けを決める必要がなければ、ブレイクアウトルームの自動割り振りの機能を使う事で、運営の負荷を減らす事ができます。

共同ホストは、各ブレイクアウトルームを自由に移動することができます。
ミーティングを開始したら、研修の開始時間までに、下記のように権限を付与しておきます。

ブレイクアウトルーム担当者：ホスト
その他の運営メンバー：共同ホスト
 
 

研修が始まったら、ファシリテーターは参加者に、「名前表記を変更」するように伝えます。
名前がアルファベット表記や漢字表記、ひらがな表記等が混ざっていると、ブレイクアウトルームの担当者がチーム分けするのに苦労します。
担当者が分かりやすい表記に統一してもらいます。

参加者が事前に自分のチームを把握している場合は、名前の前後にチーム名を入れてもらうように伝えてもいいかもしれません。
 
例：山田太郎（チームA）

ファシリテーターが研修を進めている間に、ブレイクアウトルーム担当者は、ルームを作成しチーム分けを開始します。
ルームを作成してメンバーを割り振っても「全てのルームを開ける」ボタンを押すまではメインルームにいるので、進行している裏でチーム分けを進めましょう。

グループワークを開始する際は、担当者は「全てのルームを開ける」ボタンを押して参加者を各ルームに移動させます。
ブレイクアウトルームを実施する際のオプション設定については、前回記事を参考にしてください。

グループワーク実施中は、運営メンバーは各ルームを回って、参加者の質問に答えたり、グループワークがスムーズに行われているか様子を見にいきましょう。
ブレイクアウトルーム担当者（ホスト）は、全ルームに対して、メッセージを送ることができるので、残り時間をアナウンスしたり、質問の答えを全体に共有することができます。

1回の研修でチーム分けを複数回行う場合ですが、同じチームで話し合う際は問題ないのですが、チーム編成を変える時は、担当者の負担が大きくなります。どうしてもそのように実施する場合は、

・自動振り分け機能を利用する
・グループワークとグループワークの間に十分な時間をとる

ようにしましょう。

自動振り分けでチーム分けを行う際の注意点ですが、オンライン研修を実施する場合は、参加者以外に運営メンバーもミーティングに参加しているケースが多いと思います。
自動振り分けの機能を使うと、どうしても参加者と運営メンバーが混じってしまうので、その対策として、運営メンバー用のブレイクアウトルームを1つ余分に作っておきます。

こうしておくと、自動振り分けした後に、ブレイクアウトルームの「入れ替える」機能を使って運営メンバーを運営メンバー用ルームに移動させるだけで、参加者を綺麗に各チームに割り振ることができます。

今回の内容はここまでとなります。
 

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