オンライン研修よくある失敗と対策　前編

Zoomを使ったオンライン研修で起こりやすいトラブルと、その対策をまとめました。オンライン研修やオンラインイベントを計画している担当者の方は、事前準備の参考にしてください。

前編では音声・映像・通信に関する4つのトラブルを取り上げます。後編ではブレイクアウトルームの操作に関するトラブルを扱います。

オンライン研修で最も多いトラブルがハウリングです。

原因

Zoomにアクセスしている端末同士の距離が近いとき、片方のスピーカーから出た音をもう片方のマイクが拾うことで発生します。全員が自宅から参加する場合は起きませんが、運営メンバーが同じ会議室に集まって実施する場合や、参加者同士が近くの席からアクセスしている場合は注意が必要です。

事前の対策

・デバイス間の物理的な距離を十分に取る
・運営メンバーが集まる場合は、本番と同じ環境で事前にハウリングテストを行う
・イヤホンマイクを使用する（スピーカーから音が外に漏れなくなり、ハウリングを防止できる）

その場での対策

ハウリングが起きた場合、「片方のマイクをミュートにしてください」とアドバイスしがちですが、マイクをミュートにしてもハウリングは止まりません。正しくは「スピーカーをオフにしてください」または「音量をゼロにしてください」と案内します。スピーカーから音が出なくなれば、マイクが拾う音もなくなります。

Zoomに慣れていない参加者がいる場合、入室してもマイクやカメラが接続されていないケースがあります。そもそもパソコンにマイクやカメラが内蔵されていない場合もあります。

マイクとカメラの接続状態は、Zoomの「参加者」パネルから確認できます。名前の横にマイクとビデオのアイコンが表示されていれば接続済みです。

事前の対策

・Zoomに慣れていない参加者がいる場合は、事前にZoomのインストールとマイク・カメラのテストを依頼する
・大規模イベントでは「接続確認日」を設ける（例: 「X月X日 X時〜X時を接続確認日にするので、不安がある方は一度Zoomにアクセスしてテストしてください」と案内）
・確認日にはスタッフを待機させ、アクセスしてきた方の通信環境やマイク・カメラの接続を確認する

その場での対策

遠隔で操作を説明するのは難易度が高いため、事前の対策を徹底させることが最重要です。当日対応が必要な場合は、「マイクアイコンの右にある矢印を押すと接続可能なマイクの一覧が表示されるので、マイクを選択してください」と案内します。

参加者の通信環境が悪く、頻繁に接続が切れる・映像がフリーズするといったトラブルもよく起こります。

事前の対策

事前に参加環境でインターネット速度を確認するよう案内しましょう。Googleで「インターネット 速度」と検索するとスピードテストを実行できます。

Zoom会議に必要な速度の目安は、通常の会議で10Mbps以上、ブレイクアウトルームを使う場合は25〜30Mbps以上です。自宅の回線速度が不足している場合は、出社して参加してもらう等の対応を検討しましょう。

その場での対策

通信が不安定な参加者には、まずビデオをオフにしてもらいます。それでも改善しない場合は、Zoomの画面を最小化することで通信量を減らせます。音声のみの参加でも研修の内容を受け取ることは可能です。

オンラインの全社イベントで、社長や役員からの挨拶・メッセージにトラブルが発生するケースがあります。Zoomの操作に慣れていない場合、時間どおりにZoomに入れない、マイクの音量設定が合っていない等の問題が起きがちです。

事前の対策

最も確実な方法は、挨拶される方にサポート役を1名つけて、Zoomの操作をすべてその方が行う体制にすることです。加えて、本番に近い環境（同じ端末・同じ場所）で事前の接続テストを行っておくことが重要です。

その場での対策

当日にZoomの操作方法を遠隔で伝えるのは難易度が高いため、事前準備を徹底しましょう。サポート役がそばにいれば、マイクのミュート解除や画面共有の操作もすぐに対応できます。

後編では、ブレイクアウトルームの操作に関するトラブルと対策を解説しています。

オンライン研修を実施予定だけれどZoomの運営操作に不安があるという方向けに、弊社では研修当日のZoom運営サポートを提供しています。

提供内容は以下のとおりです。
・事前打ち合わせでの運営ヒアリングとアドバイス
・運営担当者・受講者向けの事前準備マニュアルの提供
・研修当日のZoom操作（マイクの一括制御、ブレイクアウトルーム運用等）

費用は2時間あたり5万円〜（弊社コンテンツと併用の場合は4万円〜／2時間）です。

※同業他社様からのお問い合わせはご遠慮ください。