社内ワールドカフェのやり方｜告知・準備物・会場設営【準備編・完全ガイド】
社内でワールドカフェを成功させる準備のポイントは「告知・準備物・会場設営」の3つだけです。外部のワークショップでワールドカフェを体験し「社内でもやってみたい」と思った担当者向けに、準備編として実施前にやるべきことを完全ガイドにまとめました。
本記事は社内ワールドカフェ実践シリーズの準備編です。実施当日の進め方は実施編その1と実施編その2を併せてご覧ください。
1. ワールドカフェ準備の3要素（早見表）
2. 告知のやり方・参加者集めのコツ
3. 準備物（4つ）の揃え方
4. 会場設営のポイント
5. シリーズ案内（実施編その1・その2）
社内ワールドカフェ準備の3要素（早見表）
本編に入る前に、社内ワールドカフェの準備でやるべきことを早見表にまとめました。
| 要素 | 所要 | 主なポイント |
|---|---|---|
| A.社内告知 | 2週間前〜 | 12名以上集めるためのメリット訴求 |
| B.準備物 | 前日まで | 模造紙・ペン・ポストイット・お菓子 |
| C.会場設営 | 当日30分前 | 3人がけ机×2を1島、4〜6名/島、不規則配置 |
それぞれの中身を順に解説します。
A.社内告知のやり方｜12名集める参加者集めのコツ
準備の最初は、社内告知です。ワールドカフェの実施パターンには大きく2つあります。
・パターン1：ワールドカフェのために会を企画し、人を集める
・パターン2：会議など既存の枠組みの中でワールドカフェ手法を使う
このうち告知が必要なのはパターン1です。ワールドカフェは少なくとも12名程度の参加者が集まらないと効果を体感できないため、12名以上を集める告知の工夫が必要です。
むしろ初めての社内導入では、パターン2の「会議で使う」が圧倒的に簡単です。定例MTGなら参加人数があらかじめ読めますし、「次の会議では新しい手法を試します」程度のアナウンスで実施できます。社内ワールドカフェ初挑戦なら、まずは既存会議への組み込みを推奨します。
NG告知例：「ワールドカフェをやります！」
よくやってしまうのが「ワールドカフェをやります！」と素朴に告知する方法ですが、多くの社員は「ワールドカフェ」という言葉を聞いたこともないため、その言葉だけで興味を持ってくれる人は少数です。
OK告知例：参加メリットを言い換える
「短時間でより多くのアイデアを出す新しい会議手法を体験」のように、参加する社員にとってのメリットを前面に出す形が有効です。
具体例：
・新企画ブレストの場：「次の新商品アイデアをみんなで出す会」
・部署横断の交流場：「他部署の人と気軽に話して新しい視点を得る会」
・研修の振り返り場：「前回の研修内容を実務にどう活かすか話し合う会」
「ワールドカフェ」という名前ではなく、その会で何が得られるかを主役に据えるのがポイントです。
B.準備物｜社内ワールドカフェに必要な4点
ワールドカフェ実施に必要な準備物は以下の4つだけです。
2. ペン（できればカラフルなマジック、人数分以上）
3. ポストイット（島の数 × 1ブロック）
4. お菓子（軽くつまめるもの、雰囲気作りに有効）
1. 模造紙
各島の中央に敷きます。アイデアや図解を自由に書き込めるサイズ（B2〜A1相当）が扱いやすく、雑談のメモも気兼ねなく残せます。
2. ペン（カラフルなマジック）
各島に複数色を用意します。色を分ければ「誰がどの意見を書いたか」も視覚化でき、振り返りでアイデアの広がりを確認しやすくなります。
3. ポストイット（意外と重要）
「ポストイットは必要ないのでは？」と思う方もいるかもしれませんが、これはアイデアを出しやすくするための仕掛けです。
普段から自分のアイデアを発表するタイプの方には不要かもしれませんが、慣れていない方にとっては模造紙に大々的に自分のアイデアを書くのは心理的に難しいものです。まずはポストイットに自分の意見を記入し、話の流れが来たところでポストイットを出して発表する、というテンポの方が初心者にはやりやすくなります。
4. お菓子
実費になってしまうかもしれませんが、お菓子があるとないとでは場の雰囲気が大きく異なります。「カフェ」を名乗るからには、ぜひ用意してみてください。チョコレートやクッキーなど、片手でつまめて口元が汚れにくいものがおすすめです。
C.会場設営｜「いつもと違う」を演出する3つのコツ
準備編の最後は会場設営です。一般的なやり方としては、会議室によくある3人がけのテーブルを2つ繋げて1島とし、そこに4〜6名で座ってもらうのが基本です。
この島を複数つくり、模造紙・ペン・ポストイット・お菓子を置けば、基礎的な会場設営は完成です。
コツ1：島はキレイに並べない
いつもの会議のつもりで会議室に入ってきた社員が「あれ？今日は何か違うな」「なんか今日は面白いことが起こりそうだな」と感じてもらうために、島をキレイに並べないことが重要です。
ハの字型に置いたり、ランダムにナナメにしたりと、不規則な配置にすると「いつもと違う」を視覚的に演出できます。
コツ2：BGMを流す
会社によってはNGかもしれませんが、開始までの間、軽いBGMを流しておくと参加者がリラックスしやすくなります。カフェBGM・ジャズ・インストゥルメンタルなど、会話を妨げない音量・ジャンルを選びましょう。
コツ3：照明と湯茶
可能なら蛍光灯を一段落として、間接照明っぽい雰囲気にすると更に「カフェ感」が出ます。お湯ポットとティーバッグ・コーヒーが用意できれば理想的ですが、ペットボトル飲料の用意でも十分です。
準備が終わったら｜実施編へ進む
準備編は以上です。当日の進行（チェックイン・ラウンド進行・ハーベスト等）の具体的なやり方は、続編記事を併せてご覧ください。
社内でのワールドカフェのやり方(実施編その1)
実施編その1では、当日のチェックイン・進行の入り方をまとめています。
社内でのワールドカフェのやり方(実施編その2)
実施編その2では、各ラウンドの進行とハーベスト（共有）のやり方をまとめています。
まとめ｜社内ワールドカフェ準備の3要素
本記事では、社内ワールドカフェの準備について「告知」「準備物」「会場設営」の3要素を解説しました。
・告知：「ワールドカフェ」という単語ではなく、参加メリットで12名以上を集める
・準備物：模造紙・ペン・ポストイット・お菓子の4点
・会場設営：3人がけ机×2を1島、4〜6名/島、不規則配置で「いつもと違う」を演出
初めて社内でワールドカフェを実施する場合は、まず既存会議への組み込みから始めるのが推奨です。準備が整ったら、実施編その1・その2を参考に当日の進行に進みましょう。
