社内でのワールドカフェのやり方(準備編)

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外部のワークショップなどでワールドカフェを体験し、社内でやってみよう！と思った時のワールドカフェのやり方について書いてみようと思います。

大きく２つに分けて書いていきます。

まずは準備についてです。
ここでは、「ワールドカフェをやるために会を企画し、人を集める」場合と「会議などの既存の枠組みの中でワールドカフェをやる」場合が考えられると思います。

前者の場合は「告知」が必要だと思いますが、ワールドカフェは少なくとも12名程度の参加者がいないとその効果を体感できないと思いますので12名以上を集める告知テクニックが必要となります。

よくやるのは「ワールドカフェをやります！」と告知する方法ですが、多くの人は「ワールドカフェ」という言葉を聞いたこともないのでその言葉で興味を持ってくれる人は少ないでしょう。

少なくとも「短時間でより多くのアイデアを出す新しい会議手法の共有」というように参加する人にとってメリットがあるような告知をしないといけません。

むしろ簡単に実施できるのは後者の「会議で使う場合」です。
定例MTGなどであれば参加人数はあらかじめ読めますし、「次の会議では新しい手法を試します」ぐらいのアナウンスで実施できるでしょう。

ワールドカフェを実施するにあたって必要な準備物は以下の４つです。

1,2はワールドカフェを既に体験された方ならわかると思いますが、
3のポストイットは必要ないのでは？と思う方もいるでしょう。

これはアイデアを出しやすくするための工夫です。
普段から自分のアイデアを発表するタイプの方にとっては不要かもしれませんが、慣れていない方にとっては模造紙に大々的に自分のアイデアを描くというのは心理的に難しいものです。

そこでまずはポストイットに自分の意見を記入し、話の流れが来たところでポストイットを出して発表する、ぐらいのテンポの方が初心者にはやりやすいかもしれません。

4のお菓子については実費になってしまうかもれませんが、あるとないとでは場の雰囲気が大きく異なりますので、ぜひ用意してみてください。

準備編の3つ目は会場設営についてです。

一般的なやり方としては、会議室によくある３人がけのテーブルを２つ繋げて、これを１島として、そこに４〜６名で座ってもらいます。

この島を複数個つくり、模造紙、ペン、ポストイット、お菓子を置けば基礎的な会場設営の完成です。

さらに、いつもの会議だと思って会議室に入ってきた人が「あれ？今日は何か違うな」「なんか今日は面白いことが起こりそうだな」と思ってもらうためにひと工夫するとすれば、「島をキレイに並べないこと」が重要です。

ハの字型に置いたり、ランダムにナナメにしたりと、不規則な島の配置にしたほうが普段と違うことを意識させることができます。

会社によってはNGかもしれませんが、始まるまでの間、BGMを流しておくというのも良いでしょう。

いかがでしょうか。まずはワールドカフェを実施するための準備について書いてみました。
次回は実際に実施するやり方を書いていきたいと思います。

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